Tietosuojaseloste
Kaarinan eläinlääkäriasema Oy:n asiakasrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Laatimispäivä 8.5.2018
1. Rekisterin pitäjä
Kaarinan eläinlääkäriasema Oy
Y-tunnus 0948230-9
Kiesikatu 4, 20780 Kaarina
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Jaana Piispa, toimitusjohtaja
jaana.piispa@kaarinanell.fi
3. Rekisterin nimi
Kaarinan eläinlääkäriasema Oy:n asiakasrekisteri
4. Kaarinan eläinlääkäriaseman asiakasrekisterin peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella. Asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakkaiden lemmikkien hoitoon, asiakasyhteydenpitoon, palveluista kertomiseen, terveydenhuolto-ohjelmasta tiedottamiseen, laskuttamiseen ja viestintään.
5. Asiakasrekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisteriin kerätään asiakkaiden henkilötiedot, kuten
- Nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Merkintä asiakkaan suoramarkkinoinnin/tiedottamisen hyväksymisestä/kieltämisestä
- tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista
Lisäksi rekisteriin kerätään tietoa asiakkaan lemmikeistä ja niiden käyntihistoriasta terveyden ja sairauksien hoitoa varten.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin ne tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa asiakkuuden alkaessa tai sen jälkeen. Lisäksi rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin lemmikin tiedot asiakassuhteen aikana.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä ei tee tietojen luovutuksia Kaarinan eläinlääkäriaseman ulkopuolelle alihankkijoitaan (FNS Oy) lukuun ottamatta eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa vakuutusyhtiölle, jos asiakkaalla ja vakuutusyhtiöllä on sopimus keskenään ja asiakas hakee vakuutustapahtuman yhteydessä suorakorvauspalvelun kautta korvausta vakuutusyhtiöltä. Tarvittaessa tietoja luovutetaan asiakkaan suostumuksella Jousto luottoyhtiölle luotonhakua varten. Lisäksi asiakkaan yhteystietoja voidaan luovuttaa Siruhaku.fi -löytöeläinten hakupalvelun ehtojen mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Tietoja ei säilytetä fyysisinä kappaleina pois lukien kirjanpito, johon on pääsy vain määrätyillä Kaarinan Eläinlääkäriasema Oy:n työntekijöillä ja kirjanpitäjällä, joita sitoo salassapitovelvollisuus.
Tietohallintajärjestelmiin tallennetut tiedot
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.
Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla. Vain erikseen määrätyillä Kaarinan Eläinlääkäriasema Oy:n työntekijöillä on pääsy rekisteritietoihin. Työntekijät tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsitellään luottamuksellisina eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia varten. Asiakkaan tulee tehdä kielto asiakkaaksi liittyessään. Kiellon voi tehdä myös myöhemmin kirjallisesti osoitteeseen iris.rastas@kaarinanell.fi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallentamamme henkilötiedot ja voi pyytää oikaisemaan virheelliset tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, pykälä 10) määritellyn 10 vuoden ajan.
Tarkastus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
10. Käsittelyn kesto
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus on voimassa. Säilytysaikaan vaikuttaa myös laki eläinlääkintähuollosta sekä kirjanpidosta.
10. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelevät Kaarinan eläinlääkäriaseman työtekijät. Asiakasrekisteriin on pääsy myös Provet potilasohjelman ylläpitäjä FNS Oy:llä, jolloin henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Lisäksi henkilötietoja käsitellään vakuutusyhtiöiden korvauspäätösten yhteydessä sekä rahoituspäätosten kohdalla (Jousto)
Evästeet
Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä. Evästeet (engl. cookies) ovat verkkopalvelumme tuottamia pieniä teksti-tiedostoja, jotka verkkoselaimesi suostumuksella tallentuvat selainlaitteesi muistiin. Evästeiden avulla voimme analysoida selaimellasi verkkopalvelullemme tekemiäsi palvelupyyntöjä, yksilöidä sivustoa käyttäessäsi tekemiäsi valintoja ja asetuksia, sekä tuottaa niiden perusteella yksilöllisiä palveluja.
Verkkoselaimesi toiminnoilla evästeistä voi kieltäytyä tai evästeitä voi poistaa. Se kuitenkin vaikuttaa mahdollisuuksiimme tuottaa yksilöllisiä laadukkaita verkkopalveluja.
